Vertaalkwaliteit Checklist: 8 Dingen om te Controleren Voor Indiening

Je hebt je paspoort vertaling ontvangen en bent klaar om het in te dienen bij de IND. Of je hebt je contract vertaling gekregen en wilt het naar je zakenpartner sturen. Stop! Voordat je op “versturen” klikt, neem 15 minuten voor een kwaliteitscontrole.

Bij Zeldzame Vertalingen controleren onze vertalers elke vertaling met rigoureuze quality checks. Maar ook jij als klant kunt belangrijke dingen checken – zelfs als je de doeltaal niet spreekt. Deze checklist heeft onze klanten geholpen om fouten te voorkomen in vertalingen van Swahili tot Tamil, van Tigrinya tot Somali.

1. Check Namen en Persoonlijke Data

Waarom Dit Cruciaal Is

Een kleine spelfout in je naam kan leiden tot afwijzing van je visumaanvraag, vertragingen in je IND procedure, of juridische complicaties bij contracten.

Wat Te Controleren

Namen:

✓ Voornamen exact zoals in origineel document
✓ Achternamen met correcte spelling
✓ Tussenvoegels (van, de, der, etc.)
✓ Tweede namen / initialen
✓ Meisjesnaam indien vermeld

Persoonlijke Gegevens:

✓ Geboortedatum (LET OP: datum formaat!)
✓ Geboorteplaats (exacte spelling)
✓ Nationaliteit
✓ Documentnummers (paspoort, ID)
✓ BSN nummer (indien van toepassing)

Veel Voorkomende Fouten

Datum Formaten:

• NL: 25-01-2026 (DD-MM-JJJJ)
• US: 01/25/2026 (MM/DD/YYYY)
• ISO: 2026-01-25 (YYYY-MM-DD)

Zorg dat het juiste formaat gebruikt wordt voor de ontvangende instantie. Voor gemeente Amsterdam documenten gebruik altijd DD-MM-JJJJ.

Naam Variaties: Bij vertalingen van Arabisch, Somali of Amharic kunnen namen op verschillende manieren worden getranscribeerd. Controleer dat:

• Namen consistent zijn door het hele document
• Transcriptie overeenkomt met officiële documenten (paspoort)
• Alternatieve spellingen (indien relevant) vermeld zijn

2. Verifieer Cijfers en Bedragen

Waarom Dit Belangrijk Is

Een verkeerd cijfer kan duizenden euro’s kosten bij een contract, of leiden tot verkeerde medicatie dosering bij medische documenten.

Wat Te Checken

Financiële Bedragen:

Origineel: €1.234,56
Check in vertaling:
✓ Bedrag klopt (1234,56)
✓ Valuta correct (Euro/Dollar/etc.)
✓ Decimaal separator correct (, vs .)
✓ Duizendtal separator correct (. vs ,)

Andere Cijfers:

• Aantallen (100 stuks, 50 dagen)
• Percentages (15%, niet 15 percent)
• Telefoonnummers (met juiste landcode)
• Postcode (correct format per land)
• Artikelnummers / referenties

Tip: Side-by-Side Vergelijking

Leg origineel en vertaling naast elkaar. Scan systematisch alle cijfers:

Pagina 1: ✓ Alle cijfers gecontroleerd
Pagina 2: ✓ Alle cijfers gecontroleerd
etc.

3. Controleer Consistency van Terminologie

Waarom Dit Essentieel Is

Een term die op pagina 1 “vertaling” heet en op pagina 5 “overzetting” wordt onprofessioneel en verwarrend.

Hoe Te Controleren (Zonder Doeltaal Te Spreken)

Maak een Term Frequency Lijst: Als je document technisch is of specifieke terminologie heeft:

1. Zoek sleutelwoorden in origineel
2. Check of ze consequent vertaald zijn
3. Gebruik Find (Ctrl+F) functie in PDF/Word

Let Op Bij:

• Technische termen (medische vertaling)
• Product namen
• Functietitels
• Organisatie namen
• Juridische termen

Praktijkvoorbeeld

Origineel contract gebruikt consequent “leverancier” (5 keer) Vertaling moet dit 5 keer met DEZELFDE term vertalen, niet afwisselend “supplier”, “vendor”, “provider”

Voor Bengali of Tamil vertalingen: vraag je vertaler om een terminologie lijst bij oplevering.

4. Inspect Formatting en Layout

Waarom Formatting Belangrijk Is

Een goed geformatteerd document is makkelijker te lezen en wordt serieuzer genomen door instanties. Voor IND documenten kan verkeerde formatting zelfs leiden tot afwijzing.

Formatting Checklist

Algemene Layout:

[ ] Kop- en voettekst aanwezig (indien in origineel)
[ ] Paginanummering correct
[ ] Marges consistent
[ ] Lettertype professioneel en leesbaar
[ ] Lijnafstand correct

Structuur Elementen:

[ ] Koppen in juiste hiërarchie (H1, H2, H3)
[ ] Bullets/numbered lists correct
[ ] Tabellen goed geformatteerd
[ ] Afbeeldingen/logo's op juiste plek
[ ] Witruimte logisch verdeeld

Speciale Elementen:

[ ] Handtekening lijn aanwezig
[ ] Stempel ruimte (indien nodig)
[ ] Referentienummers
[ ] Footer met vertaler info/certificering

Voor Talen Met Anders Schrift

Rechts-naar-Links Talen (Arabisch, Urdu, Dari):

• Check dat text direction correct is
• Cijfers blijven links-naar-rechts
• Mixed content goed aligned

Speciale Karakters (Tamil, Bengali, Tigrinya):

• Alle karakters renderen correct
• Geen □ placeholder symbols
• Font supports het script

5. Review Datum en Tijdlijnen

Kritieke Data Punten

Bij officiële documenten zijn data alles. Een verkeerde datum kan je hele aanvraag invalide maken.

Wat Te Verifiëren

Document Datums:

✓ Uitgiftedatum document
✓ Vervaldatum (paspoorten, visa)
✓ Ondertekeningsdatum
✓ Vertaaldatum (datum van vertaling)
✓ Geldigheid certificering

Project Tijdlijnen: Voor contracten en overeenkomsten:

✓ Start datums
✓ Eind datums
✓ Mijlpaal datums
✓ Betaling deadlines
✓ Opzeg termijnen

Historische Data: Bij diploma vertalingen:

• Studieperiode correct
• Afstudeerdatum juist
• Historische data consistent

Datum Formaat Context

Voor IND/Overheid Nederland: DD-MM-JJJJ (25-01-2026)

Voor Internationale Contracten: ISO format: YYYY-MM-DD (2026-01-25)

Bij Twijfel: Spell out de maand: “25 januari 2026” voorkomt verwarring

6. Verify Contact Informatie en Adressen

Waarom Dit Belangrijk Is

Verkeerde contactinfo betekent dat niemand je kan bereiken. Bij spoedvertalingen kan dit essentiële vertragingen veroorzaken.

Contact Details Checklist

Persoonlijke Gegevens:

[ ] Email adres correct
[ ] Telefoonnummer met juiste landcode
[ ] Mobiel nummer (indien verschillend)
[ ] Voorkeurs communicatiekanaal duidelijk

Adressen:

[ ] Straatnaam + huisnummer
[ ] Postcode (correct format)
[ ] Plaats
[ ] Land (indien internationaal)

Organisatie Gegevens:

[ ] Bedrijfsnaam exact
[ ] KvK nummer (Nederland)
[ ] BTW nummer
[ ] Vestigingsadres
[ ] Postadres (indien verschillend)

Internationale Adressen

Bij vertalingen voor gebruik in meerdere landen:

• Vermeld land altijd duidelijk
• Gebruik internationale postcode format
• Tel landcode altijd bij telefoonnummers
• Email is universeel maar check domein spelling

7. Check Certificering en Officiële Stempels

Voor Officiële Documenten

Veel vertalingen voor gemeente Rotterdam, IND, of internationale gebruik vereisen certificering.

Certificering Checklist

Vertaler Certificering:

[ ] Verklaring van vertaler aanwezig
[ ] Naam vertaler volledig
[ ] Credentials/kwalificaties vermeld
[ ] Handtekening aanwezig
[ ] Datum van vertaling
[ ] Contact info vertaler/bureau

Bureau Stempel:

[ ] Bedrijfsstempel helder en leesbaar
[ ] Stempel op juiste locatie
[ ] KvK nummer zichtbaar (indien vereist)

Apostille/Legalisatie: Voor internationale documenten:

• Check of apostille nodig is
• Verifieer dat juiste autoriteit apostille plaatst
• Zorg dat timing klopt (apostille NA vertaling)

Specifiek Voor IND Documenten

IND heeft strikte eisen voor vertalingen:

• Vertaling op officieel briefpapier
• Duidelijke verklaring van vertaler
• Volledig contactgegevens
• Volg onze IND documenten gids

8. Do a Final Sanity Check

De “Does This Make Sense?” Test

Ook zonder de doeltaal te spreken, kun je logische inconsistenties spotten.

Sanity Check Vragen

Logische Consistentie:

❓ Zijn alle referenties intern consistent?
   (als document verwijst naar "Bijlage A", bestaat deze?)

❓ Kloppen verwijzingen naar secties/pagina's?
   ("zie pagina 5" - staat relevante info echt op pagina 5?)

❓ Is document lengte logisch?
   (origineel 5 pagina's → vertaling 2 pagina's? Vraag waarom)

❓ Zijn alle oorspronkelijke elementen aanwezig?
   (tabellen, grafieken, foto's allemaal included?)

Visual Scan:

• Scroll door hele document
• Let op grote lege ruimtes (mogelijk missing content)
• Check of alles “af” oogt
• Geen half-sentences aan einde pagina’s

Second Pair of Eyes: Vraag een collega om er snel doorheen te kijken:

• “Ziet dit er professioneel uit?”
• “Zie jij iets vreemds?”
• Fresh perspective vangt vaak dingen die jij mist

Praktijk Case Studies

Case 1: Paspoort Vertaling Fout Voorkomen

Situatie: Klant ontving Somali paspoort vertaling voor MVV visum aanvraag.

Zonder Checklist: Zou direct ingediend zijn bij IND

Met Checklist: Klant ontdekte bij punt 1 (Namen) dat haar tweede voornaam ontbrak – cruciaal want dit was haar officiële naam op alle andere documenten.

Resultaat: Correctie binnen 24 uur, visum aanvraag succesvol

Case 2: Contract Bedrag Fout

Situatie: Internationaal contract vertaald van Nederlands naar Engels.

Check Punt 2 (Cijfers): Ontdekte dat €1.500.000 was vertaald als $1,500.00 in plaats van $1,500,000

Gevolg: Fout gevangen voor ondertekening, mogelijk €1,5 miljoen verlies voorkomen.

Case 3: Medisch Dossier Datum Error

Situatie: Medisch rapport van Tigrinya naar Nederlands voor ziekenhuis Utrecht.

Check Punt 5 (Data): Geboortedatum patient was 12-05-1985 (12 mei) maar vertaald als 05-12-1985 (5 december) door Amerikaanse datum format verwarring.

Impact: Correctie voor file opening, voorkomen van potentieel gevaarlijke medicatie dosis miscalculatie.

Digital Tools Voor Quality Check

PDF Review Tools

• Adobe Acrobat: Compare functie voor side-by-side
• PDF-XChange: Markup tools voor notities
• Foxit Reader: Free annotation tools

Text Comparison Tools

• Beyond Compare (paid): Excellent voor text comparison
• WinMerge (free): Good voor side-by-side text vergelijking
• Diff Checker (online): Quick web-based comparison

Collaborative Review

• Google Docs: Real-time review met comments
• Microsoft Word Track Changes: Formele review process
• Dropbox Paper: Collaborative annotation

Timing van je Quality Check

Wanneer Te Checken

Direct na ontvangst:

• Eerste scan binnen 2 uur
• Identificeer obvious issues
• Quick win corrections

Grondige check within 24 uur:

• Gebruik volledige 8-punt checklist
• Systematisch door hele document
• Maak lijst van vragen/issues

Dag voor indiening:

• Final review met frisse blik
• Double-check je eigen correcties
• Last sanity check

Emergency Checks

Bij spoedvertalingen met zeer korte doorlooptijd:

1. Prioriteer punten 1, 2, 5 (Namen, Cijfers, Data)
2. Quick scan punt 7 (Certificering)
3. Sanity check (punt 8)
4. Rest later indien tijd

Template: Review Notes Document

Gebruik deze template bij je check:

TRANSLATION REVIEW: [Document Name]
Date: [DD-MM-YYYY]
Reviewer: [Your Name]

✅ COMPLETED CHECKS:
[ ] 1. Namen en persoonlijke data
[ ] 2. Cijfers en bedragen
[ ] 3. Terminologie consistency
[ ] 4. Formatting en layout
[ ] 5. Datums en tijdlijnen
[ ] 6. Contact info en adressen
[ ] 7. Certificering en stempels
[ ] 8. Final sanity check

⚠️ ISSUES FOUND:

1. [Beschrijving issue + locatie in document]
2. [Beschrijving issue + locatie in document]

✏️ CORRECTIONS REQUESTED:

- [Specifieke correctie 1]
- [Specifieke correctie 2]

📅 ACTION ITEMS:

- [ ] Verstuur feedback naar vertaler
- [ ] Ontvang gecorrigeerde versie
- [ ] Final check na correcties
- [ ] Approve voor indiening

💬 GENERAL NOTES:
[Overige opmerkingen, vragen, zorgen]

APPROVAL STATUS: ⭕ Pending / ✅ Approved / ❌ Needs Revision

Je Vertaling Professioneel Afleveren

Quality control is het verschil tussen een goede en excellente vertaling. Bij Zeldzame Vertalingen doen we rigoureuze checks voor al onze vertalingen in Dari, Pashto, Yoruba en tientallen andere talen. Maar jouw eigen check is een extra safety net.

Vragen over quality checks? Neem contact op voor advies.

Wil je een professioneel gecontroleerde vertaling? Vraag een offerte aan – onze vertalers leveren pre-checked kwaliteitswerk.

English Summary

Use this 8-point quality checklist before submitting translations: verify names and personal data, check all numbers and amounts, ensure terminology consistency, inspect formatting and layout, review dates and timelines, verify contact information and addresses, check certification and official stamps, and do a final sanity check. Even without knowing the target language, you can catch critical errors that could cause rejections or complications.