UBO-register vertalen – beëdigde vertaling voor compliance en instanties

Professionele beëdigde vertaling van UBO-registers (Ultimate Beneficial Owner) voor internationale compliance, notariële procedures en financiële instellingen. Ons team heeft expertise in corporate governance terminologie en behandelt uw vertrouwelijke eigendomsinformatie met de hoogste discretie. De beëdigde vertaling is voorzien van stempel en verklaring, geschikt voor gebruik bij buitenlandse autoriteiten, banken, belastingdiensten en notarissen. Met 270+ talen en ervaring in complexe corporate structuren leveren wij nauwkeurige vertalingen die voldoen aan internationale compliance-eisen. Heeft u spoed? Vraag direct een offerte aan.

Wat is een UBO-register?

Een UBO-register (Ultimate Beneficial Owner-register) bevat informatie over de uiteindelijk belanghebbenden van een bedrijf: personen die meer dan 25% van de aandelen bezitten of daadwerkelijke controle uitoefenen. Dit register is verplicht sinds de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en moet worden ingediend bij de Kamer van Koophandel. Wij vertalen UBO-registers beëdigd voor gebruik bij buitenlandse autoriteiten, notarissen, banken en compliance-afdelingen. De beëdigde vertaling is voorzien van stempel en verklaring, waardoor het document officiële geldigheid heeft.

Wanneer is een beëdigde vertaling van uw UBO-register nodig?

• Internationale fusies, overnames of bedrijfsrestructureringen
• Opening van zakelijke bankrekeningen in het buitenland
• Notariële procedures bij grensoverschrijdende transacties
• Due diligence onderzoeken door internationale partners of investeerders
• Compliance-verificatie bij buitenlandse autoriteiten
• Aanvragen van vergunningen of licenties in andere landen
• Belastingaangiften en fiscale transparantieverzoeken
• Anti-witwascontroles (AML/KYC) door financiële instellingen

Twijfelt u of een beëdigde vertaling verplicht is? Neem contact op voor advies over uw specifieke situatie.

Waarom een beëdigde vertaling van UBO-register?

Officiële erkenning en compliance

Een beëdigde vertaling van uw UBO-register wordt erkend door internationale financiële instellingen, toezichthouders en notarissen. De beëdigde vertaler verklaart onder ede dat de vertaling volledig en nauwkeurig is, inclusief alle eigendomspercentages en identificatiegegevens. Dit is essentieel voor compliance-procedures waarbij transparantie over beneficial ownership vereist is.

Voor welke instanties is een beëdigde vertaling nodig?

• Notarissen: Voor internationale transacties en corporate governance procedures
• Banken: Voor opening zakelijke rekeningen en anti-witwascontroles (AML/KYC)
• Belastingdiensten: Voor fiscale transparantie en rapportageverplichtingen
• Toezichthouders: Voor compliance met anti-witwasregelgeving (FATF, EU directives)
• Investeerders: Voor due diligence en verificatie van eigendomsstructuren
• Rechtbanken: Voor juridische procedures met internationale component

Specifieke aandachtspunten bij UBO-registers

Complexe eigendomsstructuren

UBO-registers bevatten vaak complexe eigendomsstructuren met meerdere lagen van holdings, trusts en indirecte belangen. Onze beëdigde vertalers hebben expertise in het vertalen van:

• Directe en indirecte belangen: nauwkeurige weergave van eigendomsketens
• Controle zonder eigendom: vertaling van zeggenschap via andere mechanismen
• Percentages en verhoudingen: correcte berekening en weergave van belangen
• Juridische entiteiten: verschillende types holdings, stichtingen, trusts
• UBO-criteria: landspecifieke drempels en definities

Vertrouwelijke informatie

UBO-registers bevatten vertrouwelijke persoonsgegevens zoals namen, adressen, geboortedatums, nationaliteiten en identificatienummers. Wij behandelen deze informatie met strikte vertrouwelijkheid volgens AVG (GDPR) richtlijnen. Alle vertalers zijn gebonden aan geheimhouding.

Terminologie en internationale standaarden

De terminologie rondom beneficial ownership verschilt per land. Wij zorgen dat termen correct worden vertaald volgens de juridische context van het doelland, met inachtneming van FATF-richtlijnen en EU anti-witwasrichtlijnen.

Het beëdigd vertaalproces

1. Beveiligde aanlevering: upload uw UBO-register via ons versleutelde portaal
2. Vertrouwelijkheidsverklaring: alle betrokkenen ondertekenen NDA
3. Complexiteitsanalyse: beoordeling van eigendomsstructuur en terminologie
4. Offerte: binnen 30 minuten ontvangt u prijsopgave en doorlooptijd
5. Vertaling: beëdigde vertaler met expertise in corporate governance vertaalt het register
6. Verificatie: tweede controle op percentages, namen en identificatiegegevens
7. Beëdiging: voorzien van stempel en beëdigingsverklaring
8. Beveiligde oplevering: versleutelde digitale levering met certificaat

Talen en internationale combinaties

Veelgevraagde taalparen voor UBO-registers: Nederlands–Engels, Nederlands–Duits, Nederlands–Frans, Nederlands–Luxemburgs, Nederlands–Spaans, Nederlands–Italiaans, Nederlands–Portugees, Nederlands–Arabisch. Ook beschikbaar voor offshore jurisdicties en complexe internationale structuren. Vraag direct een offerte aan.

Bestandsformaten en oplevering

Lever uw UBO-register aan als PDF (bij voorkeur digitaal document uit KvK-systeem). Wij leveren de beëdigde vertaling als PDF met stempel en handtekening van de beëdigde vertaler. Op verzoek leveren wij ook een gewaarmerkte papieren versie per aangetekende post. De doorlooptijd is afhankelijk van de complexiteit: standaard 1-3 werkdagen, spoed binnen 24-48 uur.

Aanleverrichtlijnen

• Onvolledige gegevens: lever alle pagina’s aan, inclusief bijlagen en organogrammen
• Verouderd register: zorg voor een actueel UBO-register uit het KvK-systeem
• Onduidelijke structuren: voeg toelichting of organogram toe bij complexe structuren
• Doelland specificeren: vermeld voor welk land/instantie de vertaling bestemd is
• Legalisatie: informeer of apostille of consulaire legalisatie nodig is

Apostille en legalisatie

Voor sommige landen is naast een beëdigde vertaling ook een apostille of consulaire legalisatie vereist. Een apostille is een internationaal erkend stempel dat de handtekening van de beëdigde vertaler legaliseert. Voor landen buiten het Apostille-verdrag kan consulaire legalisatie nodig zijn. Wij adviseren u graag over de juiste procedure voor uw doelland.

Kwaliteitsborging: nauwkeurig en vertrouwelijk

• Beëdigde vertalers met specialisatie in corporate governance en compliance
• Strikte vertrouwelijkheid volgens AVG (GDPR) en NDA-verplichtingen
• Vier-ogen-principe: tweede controle door ervaren revisor
• Verificatie van percentages, namen en identificatiegegevens
• Terminologielijsten volgens internationale compliance-standaarden
• Stempel en verklaring conform wettelijke eisen
• Lidmaatschap van Nederlandse Vereniging van Tolken en Vertalers (NGTV)

Kosten en doorlooptijd

De kosten van een beëdigde vertaling van een UBO-register zijn afhankelijk van de complexiteit van de eigendomsstructuur, het taalpaar en de gewenste doorlooptijd. Een standaard register (2-4 pagina’s) kost gemiddeld € 45-85 per pagina. Complexe structuren met meerdere UBO’s of indirect eigendom kunnen hogere kosten hebben. Spoedvertalingen hebben een toeslag van 30-50%. Exacte prijzen ontvangt u binnen 30 minuten na uw aanvraag.

Standaard doorlooptijd: 1-3 werkdagen
Spoed: 24-48 uur (toeslag van toepassing)
Extra spoed: Op aanvraag (afhankelijk van beschikbaarheid)

Veelgestelde vragen over UBO-register vertalingen

Wat is het verschil tussen een UBO-register en een KvK-uittreksel?

Een KvK-uittreksel bevat algemene bedrijfsgegevens, terwijl het UBO-register specifiek de uiteindelijk belanghebbenden identificeert. Beide documenten kunnen nodig zijn voor internationale transacties. Wij kunnen beide documenten beëdigd vertalen.

Moet het UBO-register geapostilleerd worden?

Dat hangt af van het doelland. Voor landen binnen het Apostille-verdrag (Haags Apostille-verdrag 1961) is meestal een apostille voldoende. Voor andere landen kan consulaire legalisatie nodig zijn. Wij adviseren u graag over de vereisten voor uw specifieke situatie.

Hoe lang is een beëdigde vertaling geldig?

Een beëdigde vertaling zelf heeft geen vervaldatum, maar instanties vragen vaak om recente documenten (niet ouder dan 3-6 maanden). Zorg dat uw UBO-register actueel is voordat u het laat vertalen.

Gerelateerde documenten

• Vertaling van KvK-uittreksel
• Vertaling van handelsregister-uittreksel
• Vertaling van oprichtingsakte
• Vertaling van statuten
• Vertaling van aandeelhoudersovereenkomst
• Beëdigde vertalingen overzicht

Talen waarin we UBO-registers vertalen

Engels, Duits, Frans, Luxemburgs, Spaans, Italiaans, Portugees, Arabisch